Как провести отличное мероприятие на открытом воздухе

Свежий воздух и открытое пространство позволяют провести мероприятие на открытом воздухе. Особенно ценна такая возможность летом – когда на улице тепло, день длинный и нет никакой необходимости ютиться в закрытых помещениях.

А еще хорошая погода заряжает людей энергией и способствует праздничному настроению.

Но даже зимой можно провести отличное мероприятие на открытом воздухе. Например, как наши заказчики из Амурской области, которые установили подиум прямо на лёд!

Но все-таки при плюсовой температуре проводить мероприятие на улице гораздо приятней.

• Но как правильно организовать мероприятие?
• Как обеспечить комфорт и безопасность для гостей и выступающих на сцене людей?
• На какие нюансы нужно обратить внимание, чтобы праздник прошел успешно?

Об этом – наша статья.

Мы детально рассмотрим нюансы организации дня города, или любого другого мероприятия на открытом воздухе.

Где лучше всего провести мероприятие на открытом воздухе или день города?

Говоря о мероприятиях на открытом воздухе, мы имеем ввиду не пикник с друзьями на речке, а крупные праздники общегородского (или общепоселкового) значения.

Так где же лучше провести праздник?

Для этого есть несколько стандартных вариантов:

• Главная площадь города
• Прибрежная территория
• Спортивный стадион
• Парк

У каждого из них есть свои достоинства и недостатки.

На главной площади, например, зачастую нужно будет перекрывать движение автомобилей (не всегда, конечно – площади разные бывают), но зато до нее легко добраться.

На прибрежной территории может быть красивый пейзаж и большее, чем на главной площади города пространство, но она будет не в шаговой доступности.

На спортивном стадионе можно легко организовать эффектное шоу, там можно спрятать за трибунами и доставать по необходимости нужную технику, но от крупных мероприятий страдает газон.

А парк хорош своей доступностью (как правило, они находятся в удобном для жителей месте), но не всегда способен вместить большое количество зрителей.

В любом случае, решать вам. Никто не знает ваш населенный пункт лучше вас самих.

Поэтому мы идем дальше.

Преимущества и недостатки проведения мероприятий на открытом воздухе

Вначале статьи мы обозначили, что проведение праздников на открытом воздухе способствует улучшению настроения и зарядке людей положительной энергией.

Но какие еще преимущества есть у такого формата, а главное – какие есть недостатки?

5 преимуществ проведения мероприятий на открытом воздухе

1. Не нужны декорации.
   Особенно если вы проводите мероприятие в парке или на природе.
2. На открытом пространстве априори не может быть проблем с вентиляцией.
   А значит, гости будут дышать свежим воздухом, что положительно скажется на их самочувствии.
3. Больше места.
   Как правило, на открытых площадках, можно проводить мероприятия значительно большего масштаба, чем в закрытых.
   Посмотрите, например, как проходит Alfa Future People:
   
4. Располагайте зоны как вам угодно.
   Вы не привязаны к планировке помещения – все в ваших руках.
5. Выбирайте тех подрядчиков, которых хотите.
   Вам никто не будет навязывать своих поставщиков, как бывает в некоторых конференц-залах.

5 недостатков проведения мероприятий на открытом воздухе

1. Нестабильные погодные условия.
   Это самый главный (и очевидный) недостаток проведения мероприятия на открытом воздухе.
   Надеяться на прогнозы синоптиков можно, конечно, но 100% гарантии хорошей погоды вам никто не даст, если только это не парад на Красной площади 😉
2. Стоимость.
   Открытая площадка дает вам полную свободу действий, но нужно заранее понимать, какие коммуникации будут доступны, а какие – нет. Так, если на объекте нет электричества, то придется использовать дизель-генераторы. А так как они большие и шумные, нужно заранее продумать, где их разместить.
3. Уборка территории.
   К сожалению, после любого мероприятия остается достаточно много мусора. Даже если на территории будет достаточно урн, люди оставят после себя мусор, и к этому нужно быть заранее готовым.
4. Нужно заранее подготовить площадку.
   Избавиться от ядовитых растений, сделать обработку территории от клещей, проверить ландшафт, чтобы ни где не торчала арматура и был полный порядок.
5. Дополнительные заботы по организации мероприятия.
   Нужно организовать маршруты движения людей: заказать и расставить навигационные таблички, поставить достаточное количество биотуалетов, позаботиться о достаточном количестве парковочных мест.

Теперь, когда мы обсудили основные преимущества и недостатки проведения мероприятий на открытом воздухе, пора перейти деталям.

Организовываем мероприятие на открытом воздухе: 8 нюансов, на которые стоит обратить внимание

О том, что к выбору места проведения мероприятия нужно подходить максимально ответственно – понятно и так. Ясно также, что нужно обеспечить площадку электричеством, водой, туалетами и т. д.

Давайте поговорим о том, на что нужно обратить внимание при организации праздника вне помещения.

1. Разрешение на проведение мероприятия.
   Любую площадку нужно заранее согласовать с администрацией, а если вы планируете проводить мероприятие в общественном месте, то потребуется согласование МВД и МЧС. Такие вопросы лучше решать в первую очередь.
2. Количество гостей и вместительность площадки.
   Мы уже говорили, что открытые площадки зачастую вмещают больше людей, но здесь есть и обратная сторона медали. Случай, когда площадка пустует – не сильно лучше переполненной площадки. Поэтому количество гостей желательно предусмотреть заранее, чтобы было комфортно всем: и гостям, и выступающим, и организаторам.
3. Место проведения мероприятия.
   И его доступность.  Если мероприятие находится где-то за городом – помогите людям до него добраться. Либо дайте подробные инструкции, как и на чем до него можно доехать.
4. Схема площадки.
   Создайте и разместите ее на стенде. Это нужно для удобства гостей.
5. Парковка.
   Если ваше мероприятие предполагает большое количество гостей, то нужно учесть, что некоторые из них будут приезжать на авто. А значит, для них нужно предусмотреть парковочные места.
6. Навигационные таблички.
   Чтобы никто из ваших гостей не заблудился – установите навигационные указатели.
7. Био туалеты.
   Они просто должны быть.
8. Укрытие от дождя.
   Если вы проводите мероприятие для небольшой компании, то организовать укрытие от дождя – вполне по силам. Ну а в случае масштабного праздника на сотни и тысячи человек каждый сам должен позаботиться о наличии зонта или дождевика — тут ничего не поделаешь. Хотя… можно разогнать тучи. Если бюджет позволяет =)

Какая техника нужна для проведения мероприятия на открытом воздухе

Во-первых, вам понадобится сценический комплекс. Он может быть как сборно-разборный, так и стационарный. У нас есть статья о том, как выбрать СК и на что нужно обращать внимание при его покупке.

Во-вторых, вам потребуется световое и звуковое оборудование. Важно, чтобы техника была не только высокого качества, но и правильно рассчитана. Особенно это касается звука.

К этому списку можно добавить LED-экран и барьеры ограждения – если вы проводите крупные мероприятия.

Подведем итог

Чтобы провести мероприятие на открытом воздухе – нужно как следует подготовиться. Стоит упустить хотя бы одну деталь – навигационные таблички, например, и гостям будет уже не так комфортно.

Или звуковое оборудование. Если не правильно рассчитать необходимую мощность, то часть гостей могут просто не услышать выступающих на сцене людей.

Поэтому не лишним будет обратиться за профессиональной помощью. Так вы точно проведете такое мероприятие, которое запомнится надолго.